|
Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru Y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg |
|
Meeting Venue: |
Ystafell Gynhadledd 4B - Ty Hywel |
|
|
||
|
|
|
||||
|
Meeting date: |
Dydd Llun, 9 Mehefin 2014 |
|
|||
|
|
|
||||
|
Meeting time: |
11.00 - 13.00 |
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
|
|
|
|||
|
Yn bresennol: |
|
Aelodau Eric Gregory (Cadeirydd) Keith Baldwin Hugh Widdis
Swyddogion Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a’r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Dros Dro Busnes y Cynulliad a TGCh Virginia Hawkins, Clerc y Pwyllgor Kathryn Hughes, Rheolwr Risg Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Vicky Davies, TIAA Mark Jones, Swyddfa Archwilio Cymru Richard Harries, Swyddfa Archwilio Cymru Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor
Eitem 8 – Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.
1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.
2 Cofnodion y cyfarfod ar 7 Ebrill, y camau i'w cymryd a’r materion sy'n codi
2.1 Cytunwyd ar y cofnodion a rhoddodd swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu sydd heb eu cymryd:
· Effaith argymhellion Archwilio Mewnol (cam gweithredu 3.6) – Cadarnhaodd Gareth fod y wybodaeth ddiweddaraf am yr argymhellion hyn a’u canlyniadau wedi’i hamlygu yn ei adroddiad blynyddol, fel ym mhapur 3b a drafodwyd o dan eitem 3.
· Blaenoriaethau strategol wedi’u diweddaru (cam gweithredu 3.15) – Cytunodd Kathryn i anfon fersiwn ddiweddaraf dogfen blaenoriaethau strategol Comisiwn y Cynulliad mewn e-bost at aelodau’r Pwyllgor.
· Datganiad Llywodraethu (cam gweithredu 6.2) – Cadarnhaodd Virginia fod yr holl sylwadau wedi eu hymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu a oedd yn rhan o’r Adroddiad Blynyddol drafft i’w ystyried yn ystod y cyfarfod hwn o dan eitem 6.
3 Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol
3.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith 2014-15. Cafodd manylion y gwaith yn 2013-14 eu nodi yn ei adroddiad blynyddol.
3.2 Ers mis Ebrill 2014, eglurodd ei fod wedi parhau i weithio gyda Dave Tosh ac Alison Rutherford ar yr adolygiad o Lywodraethu Gwybodaeth. Mewn ymateb i arolwg staff diweddar, roedd yn cynnal archwiliad o Weithdrefnau Recriwtio ac yn anelu at gynhyrchu adroddiad cyn toriad yr haf. Ar y pryd, roedd TIAA yn cwmpasu’r archwiliad o’r Fframwaith Rheoli Risg.
3.3 Hefyd, dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cwblhau gwaith dilynol ar y Cynllun Dirprwyo Ariannol a siop Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Byddai’n adrodd yn ôl i Gomisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin yn dilyn adolygiad o’u heffeithiolrwydd.
3.4 Yn dilyn trafodaeth fer ynghylch Parhad Busnes, anogodd y Pwyllgor swyddogion i gyflymu’r gwaith hwn a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf amdano erbyn mis Tachwedd 2014.
3.5 Eglurodd Dave Tosh fod cyfarfod llawn ffug wedi cael ei gynnal dros doriad y Pasg a oedd yn gyfle penodol i brofi gweithdrefnau pleidleisio â llaw. Mae meysydd gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau, ond nid ydynt wedi’u profi a’u mireinio eto. Hefyd, mae’n bosibl y bydd gwaith yn cael ei ohirio dros doriad yr haf oherwydd bod llawer o’r meysydd gwasanaeth yn cymryd eu gwyliau blynyddol yn ystod y cyfnod hwn.
3.6 Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad blynyddol o waith yn ystod y flwyddyn ariannol 2013-14. Cafodd y rhaglen waith ei chyflawni’n llwyddiannus, er gwaethaf y newidiadau i archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn, a oedd yn cynnwys Pennaeth Archwilio Mewnol newydd a chontractwr allanol newydd.
3.7 Bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r diffiniad o’r farn ‘Resymol’. Eglurodd Gareth fod y sgôr yn un cymedrol, ac mai dyma’r sgôr uchaf posibl o ystyried cwmpas yr archwiliadau.
3.8 Cadarnhaodd ei fod yn bwriadu cynnal rhagor o archwiliadau cwmpas llawn eleni a allai, o bosibl, roi lefel uwch o sicrwydd.
3.9 Cafodd maes Llywodraethu Gwybodaeth ei grybwyll gan Dave Tosh fel enghraifft o welliant mawr yn y 2-3 blynedd diwethaf. O’r 12 argymhelliad gwreiddiol, mae 4 yn parhau i fod heb eu gweithredu yn 2013-14. Roedd rheolaethau tynnach, polisïau clir a strwythurau bellach yn eu lle. Roedd yn obeithiol y byddai’r sefyllfa well hon yn cael ei hadlewyrchu yn y wybodaeth ddiweddaraf ym mis Tachwedd.
3.10 Hefyd, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu sut y cafodd yr adolygiadau archwilio mewnol penodol eu dethol. Cadarnhaodd y swyddogion fod archwiliadau mewnol, yn ôl eu natur, wedi canolbwyntio ar feysydd o wendid er mwyn i welliannau gael eu nodi. Byddai gwaith Gareth yn parhau i ganolbwyntio ar y meysydd hyn.
3.11 Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn ddull adeiladol, a bod y Bwrdd Rheoli yn cymryd yr argymhellion o ddifrif ac yn gweithredu mewn ffordd gadarnhaol i wella’r swyddogaethau o fewn y sefydliad.
3.12 Cafodd yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll ei gwblhau ganol mis Mai ac, ar adeg ysgrifennu’r cofnodion hyn, roedd yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa.
3.13 Roedd llawer o waith cadarnhaol wedi’i wneud ers i’r maes hwn gael ei archwilio ym mis Tachwedd 2011, yn enwedig mynediad at bolisïau a hyfforddiant gan y Pennaeth Caffael a’r Sefydliad Siartredig Prynu a Chyflenwi.
3.14 Roedd Gareth yn ystyried cynlluniau Ymateb i Dwyll ar draws y sector cyhoeddus a byddai’n gweithio gyda Nicola i ddiweddaru dulliau’r Cynulliad. Cytunodd y ddau fod angen i gynllun diwygiedig fod yn ei le erbyn mis Medi 2014.
3.15 Roedd y Pwyllgor yn ymwybodol o broses wirio lem o ran caffael ar gyflenwyr newydd a gofynnodd a ellir defnyddio’r broses hon gyda chyflenwyr presennol i wella prosesau’r Gwasanaethau Ariannol ymhellach. Byddai Nicola yn trafod hyn gyda Jan Koziel, Pennaeth Caffael.
Camau Gweithredu
- Dave Tosh i geisio cyflymu’r gwaith Parhad Busnes a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.
- Gareth a Nicola i gynhyrchu Cynllun Ymateb i Dwyll diwygiedig erbyn mis Medi 2014.
- Nicola i drafod prosesau gyda’r Adran Gaffael i gadarnhau pa broses wirio ariannol y mae’n ei defnyddio ar gontractau newydd y gallai’r Gwasanaethau Ariannol ei defnyddio ar gyfer cyflenwyr presennol.
4 Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf
4.1 Cyflwynodd Vicky Davies yr eitem hon a oedd yn adroddiad ar fudo data’r gyflogres yn sgil y prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres. Roedd hwn yn adolygiad cwmpas cyfyngedig, gyda sampl o 30 o gofnodion staff wedi’u gwirio.
4.2 Yn dilyn asesiad gan TIAA, nodwyd fod y Gyflogres – Mudo Data yn ‘rhesymol’. Roedd yr asesiad yn ymwneud â Mudo Data’r Gyflogres yn unig, ac roedd prosiect ehangach y system Adnoddau Dynol a’r Gyflogres newydd wedi’i eithrio. Gwnaethpwyd a derbyniwyd 9 o argymhellion.
4.3 Soniodd Dave Tosh, fel aelod o fwrdd prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres, am rai materion yn ymwneud â pherthynas y Comisiwn gyda’r cyflenwr a bod yr adnoddau ychwanegol o Gyngor Sir Fynwy yn gweithio’n dda i ddatrys materion sy’n weddill. Roedd camau gweithredu ac adnoddau yn cael eu hailgynllunio a byddai’r Bwrdd Buddsoddi yn adolygu’r cynlluniau diwygiedig.
4.4 Gofynnodd y Cadeirydd am adroddiad dilynol yn yr hydref i amlinellu cynnydd y prosiect.
Camau Gweithredu
- Mike Snook (Uwch-swyddog Cyfrifol, prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Tachwedd.
5 Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol
5.1 Cafwyd ymddiheuriad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) am yr oedi cyn anfon y llythyr ffi archwilio o ganlyniad i Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2013. Roedd y cynnydd o 3.8% yn 2013-14 yn amodol ar gymhorthdal cronfa gyfunol, na fyddai’n gymwys i ffi 2014-15. Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi rhagor o wybodaeth i’r Pwyllgor am y ffioedd a’r newidiadau mewnol i SAC yn dilyn y ddeddfwriaeth.
5.2 Cadarnhaodd swyddogion y byddent yn gweithio’n agos gyda TIAA a SAC i sicrhau bod y dull gorau yn cael ei fabwysiadu o ran y rhaglen waith archwilio er mwyn cyfyngu costau yn y dyfodol.
5.3 Cadarnhaodd SAC ei bod mewn cysylltiad â chydweithwyr yn y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, yr Alban a Gogledd Iwerddon i drafod lefelau priodol o archwilio ar gyfer cyrff seneddol yn y dyfodol.
5.4 Cytunodd y Cadeirydd, gyda’r protocolau gwaith eisoes yn eu lle, fod tystiolaeth o berthynas waith gref a dylai hyn helpu i sicrhau y byddai costau’n cael eu cyfyngu.
5.5 Cafodd canlyniadau’r Arolwg Effeithiolrwydd eu trafod hefyd. Cafodd y canlyniadau, a oedd, ar y cyfan, yn gadarnhaol, eu cyflwyno i’r Pwyllgor gan Mark Jones o Swyddfa Archwilio Cymru.
5.6 Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn arolwg calonogol iawn ond bod cyfleoedd i wella.
5.7 Cytunodd y Pwyllgor y byddai’n adolygu’r polisïau cyfrifyddu. Hefyd, gofynnwyd fod crynodeb o’r polisi chwythu’r chwiban yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.
5.8 I gynyddu eu hymwybyddiaeth o berfformiad a materion a drafodir o fewn y sefydliad, gofynnodd aelodau’r Pwyllgor fod adroddiadau’r Dangosydd Perfformiad Allweddol (DPA) a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu hanfon at yr aelodau yn rheolaidd.
5.9 Roeddent hefyd yn cytuno y dylent ystyried dangosydd perfformiad allweddol os nad oedd unrhyw risgiau corfforaethol yn codi a oedd yn ddigon difrifol i haeddu archwiliad manwl. Fodd bynnag, dylai’r Pwyllgor bob amser ddeall y dirwedd risg gyffredinol.
5.10 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor feddwl am ba gamau pellach oedd angen eu cymryd i ymateb i ganlyniadau’r arolwg a pha gamau y dylid eu hadlewyrchu ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor.
Camau Gweithredu
- Nicola Callow i gadarnhau gyda’r tîm clercio pa bolisïau cyfrifyddu y dylid eu hychwanegu at y Flaenraglen Waith a phryd y dylid gwneud hynny.
- Cytunodd Gareth Watts i roi cyflwyniad i’r broses chwythu’r chwiban yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.
- Kathryn Hughes i sicrhau bod adroddiadau DPA a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu dosbarthu i aelodau yn rheolaidd.
- Os nad oes unrhyw risgiau corfforaethol i’w trafod, bydd y tîm clercio yn cytuno gyda’r Cadeirydd ar fesur perfformiad corfforaethol i’w drafod yn lle hynny.
- Aelodau’r pwyllgor i gynnig camau i’w cymryd i ymateb i’r Arolwg Effeithiolrwydd.
- Y Cadeirydd a’r Prif Weithredwr i drafod yn breifat rheoli cyfathrebu gyda Chomisiwn y Cynulliad.
6 Adroddiad blynyddol a chyfrifon
6.0 Cyflwynodd Nicola Callow yr eitem hon a chroesawodd sylwadau ar yr adroddiad blynyddol drwy e-bost. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru ar y safle ar y pryd yn adolygu’r cyfrifon, a byddai set ddiwygiedig yn cael ei hystyried ar gyfer ei chymeradwyo ym mis Gorffennaf.
6.1 Argymhellodd aelodau’r Pwyllgor y newidiadau a ganlyn:
· rhoi mwy o bwyslais ar y tanwariant o £34,000 yn 2013-14, oherwydd ei fod yn gyflawniad cadarnhaol iawn;
· tynnu sylw at gyflawniadau wedi’u mesur yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol;
· symud y prif feysydd o ran deddfwriaeth a newid cyfansoddiadol i flaen yr adroddiad blynyddol a phwysleisio cyflawniadau mwy gafaelgar;
· cynnwys crynodeb o brosiectau’r Rhaglen Newid; a
· chynnwys astudiaeth achos o drydariadau ac ymatebion.
Camau Gweithredu
- Aelodau’r pwyllgor i gyflwyno newidiadau i’r adroddiad blynyddol i Nicola cyn gynted ag y bo modd.
- Nicola i sicrhau bod aelodau’r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfrifon.
- Nicola i gadarnhau nad oes angen i dreuliau aelodau ACARAC gael eu dadansoddi a’u harddangos ar wahân yn y cyfrifon.
7 Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol
7.1 Cyflwynodd Kathryn Hughes yr eitem hon i’r Pwyllgor a chadarnhaodd fod y risgiau corfforaethol wedi cael eu hystyried yng ngoleuni blaenoriaethau strategol newydd y Comisiwn. Nododd fod y risg o ran y cyfryngau cymdeithasol i fod i gael ei thrafod gan y Bwrdd Rheoli ar 23 Mehefin, gyda’r posibilrwydd o godi ei statws i fod yn risg gorfforaethol, a bod Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol, yn cyflwyno cynigion cynllunio capasiti i’r Bwrdd Buddsoddi ar 16 Mehefin.
7.2 Yn dilyn y drafodaeth ar dwyll, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu pam nad oedd twyll ar y gofrestr risg. Cadarnhaodd Kathryn ei bod yn cael ei rheoli ar lefel gwasanaeth. Byddai proses mapio sicrwydd y Comisiwn hefyd yn nodi’r mathau hyn o risg sefydlog pan gaiff ei datblygu’n llawn.
7.3 Cytunodd aelodau’r Pwyllgor y dylai materion presennol hefyd gael eu trafod mewn cyfarfodydd yn y dyfodol, ac roeddent yn croesawu’r gwaith sy’n cael ei wneud ar fapio sicrwydd y byddai’n cael ei gyflwyno yn yr hydref. Gan gydnabod pwysigrwydd y gwaith hwn, annogodd y Cadeirydd ei fod yn cael ei gwblhau’n gynnar.
8 Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd
8.1 Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y risgiau sy’n ymwneud â’r ymateb i benderfyniadau’r Bwrdd Taliadau, y rheolaethau mewn lle a beth arall y gellid ei wneud i liniaru’r risg ymhellach.
8.2 Cyflwynodd Anna Daniel y papur a dywedodd wrth y Pwyllgor ei bod yn disgwyl y sgôr risg i gynyddu yn y tymor byr wrth i’r Bwrdd edrych ar faterion fel pensiynau a chyflogi aelodau o’r teulu.
8.3 Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar bwysigrwydd cyfathrebu ac arwyddocâd rheoli rhanddeiliaid. Hefyd, roedd yn teimlo ei bod yn hanfodol i bob parti ddeall cylch gwaith ei gilydd. Awgrymodd Hugh Widdis y dylid cysylltu â deddfwrfeydd eraill i weld sut y maent yn delio gyda risgiau tebyg.
9 Dulliau gweithio'r Cynulliad o ran rheoli prosiectau a rhaglenni
9.1 Rhoddodd Dave Tosh drosolwg i’r Pwyllgor o ddulliau’r Comisiwn o ran rheoli prosiectau a rhaglenni. Mae lefel y newid ar draws y sefydliad yn golygu bod dull tebyg o ran rhaglenni yn hanfodol.
9.2 Bu rhai o aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r pwyslais ar brosiectau TGCh. Cadarnhaodd Dave y byddai’r rhaglen newid yn cael ei hwyluso gan brosiectau TGCh, ac unwaith bod y newidiadau TG ar waith, byddai’r rhaglen yn seiliedig yn fwy ar fusnes. Byddai newid cyfansoddiadol hefyd yn cael ei nodi o fewn y rhaglen.
9.3 Daeth y Cadeirydd i’r casgliad fod Dave a’i dîm yn symud mewn cyfeiriad cadarnhaol a chynigiodd nifer o enwau pobl a oedd yn gweithio ar broses debyg ar y pryd.
10 Papurau i'w nodi
10.1 Nododd y Pwyllgor dri achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.
10.2 Byddai’r Flaenraglen Waith yn cael ei thrafod y tu allan i’r cyfarfod.
Camau Gweithredu
- Cytunodd aelodau’r Pwyllgor i drosglwyddo unrhyw awgrymiadau ar gyfer y Flaenraglen Waith i’r tîm clercio.
11.0 Sesiwn breifat
11.1 Roedd Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol, a Vicky Davies o TIAA yn bresennol yn y sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor. Ni chofnodwyd y rhan hon o’r cyfarfod.
Cynhelir y cyfarfod nesaf am 11:00 ar 7 Gorffennaf 2014.